Interview mit Tanja Bögner

Protokolle schreiben: unbeliebt, aber wichtig – und mit der richtigen Anleitung gar nicht so schwierig


Tanja Bögner arbeitet als Vorstandsassistentin in einem Versicherungsunternehmen. Sie ist Deutschlands beste Sekretärin 2006 und gibt ihr Wissen als Office-Expertin auf Seminaren und in Büchern weiter.

Sind Protokolle denn heute überhaupt noch ein Thema in der Arbeitswelt? Oder ist das vor allem ein Inhalt für die Sekretärinnenausbildung, den man danach nicht mehr braucht?

Natürlich gehört das Schreiben von Protokollen zur klassischen Sekretariatskunde. In der Praxis gibt es zwar auch Kolleginnen, die selten oder nie Protokolle schreiben, aber es gibt viele Positionen, wo Protokolle eine große Rolle spielen.

Auch Sachbearbeiter und Abteilungsleiter verbringen heute sehr viel Zeit in Besprechungen – und die müssen ebenfalls alle protokolliert werden. Da wird aber oft keine Sekretärin beauftragt, sondern das übernimmt einer der Teilnehmer. Der sollte dann schon wissen, was er machen muss.

Ein Protokoll zu schreiben ist aber für die meisten Leute keine Arbeit, auf die sie sich freuen …

Ja, wer wenig Erfahrung damit hat, macht sich Sorgen, ob er das hinbekommt. Es ist ja auch eine sehr anspruchsvolle Aufgabe, der ganzen Sitzung konzentriert zu folgen, alles mitzubekommen, die einzelnen Redebeiträge den richtigen Teilnehmern zuzuordnen und alles inhaltlich richtig und auf den Punkt genau wiederzugeben.

Aber zum einen macht auch hier die Übung den Meister, zum anderen kann man sich auf diese Aufgabe gut vorbereiten. Dabei ist es sinnvoll, sich im Vorfeld in das Thema der Besprechung gut einzuarbeiten. Und natürlich kann hier auch die Lektüre eines guten Ratgebers zur Protokollerstellung nützlich sein.

Einen solchen Ratgeber haben Sie mit zwei Co-Autorinnen geschrieben. Nun gibt es ja schon einige Bücher, die sich mit dem Schreiben von Protokollen befassen. Warum sollte ein Leser sich gerade für dieses entscheiden?

Ganz ehrlich? Ich wäre froh gewesen, wenn ich in meiner Ausbildung und zu Beginn meiner Berufstätigkeit ein solches Buch zum Lernen und Nachschlagen gehabt hätte! Die vielen Praxisbeispiele und vor allem die Interviews mit Menschen, die in ihrem Beruf Protokolle schreiben müssen und davon erzählen, machen das Buch sehr lebendig und unterhaltsam zu lesen.

Dazu ist es sehr übersichtlich und gut strukturiert, man kann auch schnell einmal etwas nachlesen oder eine der Checklisten nutzen. Und mit den Vorlagen im Anhang kann man gleich arbeiten. Auf diese Praxisnähe und die Qualität als professionelle Arbeitshilfe bin ich schon ein bisschen stolz.
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